EDLibre Documentaci贸n
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Parametrizaci贸n del Sistema EDLibre

Manual detallado para el rol de Administrador del Sistema. Aqu铆 aprender谩 paso a paso c贸mo configurar y poner en marcha el proceso de Evaluaci贸n del Desempe帽o Laboral (LNR) para su entidad.

1 Gesti贸n de Usuarios

El m贸dulo de usuarios es la base del sistema. Todo servidor p煤blico que vaya a interactuar con EDLibre (sea para administrar, evaluar o ser evaluado) debe existir previamente como usuario.

Crear o Editar un Usuario
  • Navegue a Administraci贸n > Usuarios. Aqu铆 podr谩 visualizar todos los usuarios que tienen cuenta en la plataforma.
  • Haga clic en el bot贸n "Nuevo Usuario" (o utilice el bot贸n de editar en un registro existente).
  • Gestione los datos personales: Tipo y N煤mero de Documento, Nombre Completo, Correo Electr贸nico Institucional y Contrase帽a.
  • Definir Administradores del Sistema:
    • En el formulario encontrar谩 el interruptor "驴Es Administrador?".
    • Act铆velo 煤nicamente si desea otorgar privilegios de admin (control total de configuraci贸n) a ese usuario.
    • Nota: Los roles para evaluar o ser evaluado se asignan en sus propios m贸dulos (Pasos 6 y 7).

2 Estructura de Dependencias

Las dependencias representan la estructura organizacional de su entidad (Despachos, Direcciones, Secretar铆as, Oficinas, etc.). Es fundamental para enrutar correctamente qui茅n eval煤a a qui茅n.

Creaci贸n Jer谩rquica

Al crear una dependencia, puede (opcionalmente) seleccionar una "Dependencia Padre".

  • Si es la m谩xima autoridad (ej. Despacho del Gobernador), deje el campo de "Dependencia Padre" en blanco.
  • Si es una oficina subordinada (ej. Oficina de Talento Humano), asigne como padre a la Secretar铆a o Direcci贸n correspondiente.

3 Niveles Jer谩rquicos

Acorde a la normatividad para empleos de Libre Nombramiento y Remoci贸n, el sistema requiere clasificar los cargos en niveles.

Debe registrar al menos los 4 niveles base que establece la normativa colombiana para efectos de evaluaci贸n:

  1. Nivel Asesor
  2. Nivel Profesional
  3. Nivel T茅cnico
  4. Nivel Asistencial
* Los porcentajes de la evaluaci贸n (Funcional 85% / Comportamental 15%) aplican de manera est谩ndar para estos niveles en el modelo EDLibre.

4 Competencias y Conductas Comportamentales

Este m贸dulo es el n煤cleo cualitativo de la evaluaci贸n. Aqu铆 se define el cat谩logo de competencias comportamentales que ser谩n evaluadas, las cuales equivalen al 15% del peso total de la EDL.

4.1. Cat谩logo de Competencias

Para agregar una competencia:

  • Navegue a Administraci贸n > Competencias.
  • Al crearla, as铆gnele un nombre y descripci贸n normativa.
  • Asignaci贸n de Nivel: Usted puede ligar la competencia a un nivel espec铆fico (ej. Solo "Nivel Asesor") o marcarla como transversal para todos los niveles de la entidad.
4.2. Registro de Conductas

Cada competencia requiere Conductas Asociadas (los 铆tems que el evaluador calificar谩 de 0 a 100).

  • Haga clic en el bot贸n Conductas ubicado en la fila de la competencia reci茅n creada.
  • Agregue uno por uno los comportamientos esperados (ej. "Aporta elementos para la toma de decisiones").
  • El sistema promediar谩 autom谩ticamente estas conductas durante el proceso de calificaci贸n.

5 Apertura de Periodos

El sistema trabaja por "Vigencias" anuales o semestrales. Sin un periodo de evaluaci贸n activo, no es posible concertar ni evaluar compromisos.

Configurar el Periodo
  • Dir铆jase a Administraci贸n > Periodos.
  • Defina un nombre claro (ej. Vigencia 2026 - LNR).
  • Establezca la Fecha de Inicio y Fecha de Fin.
  • Aseg煤rese de marcar la casilla Activo. Solo puede haber un periodo LNR de uso simult谩neo para evitar solapamiento de calificaciones.

6 Asignaci贸n de Evaluadores

Una vez creada la estructura y el periodo, el sistema necesita saber qui茅n es el jefe inmediato (Evaluador) en cada Dependencia.

Navegue a Configuraci贸n EDL > Evaluadores y haga clic en Asignar Evaluador.

Para asignar un evaluador, configure lo siguiente:

  • El Usuario: Usted puede seleccionar un usuario existente, o bien, utilizar la opci贸n "Crear Nuevo". Si utiliza esta opci贸n, registrar谩 directamente la cuenta de acceso en el modelo User (documento, correo, contrase帽a), lo que habilitar谩 de inmediato al funcionario para iniciar sesi贸n en la plataforma.
  • La Dependencia: Seleccione de qu茅 oficina/direcci贸n es jefe.
  • Cargo y Fechas: Indique el cargo literal (ej. Secretario de Salud) y las fechas de ingreso/posesi贸n (o retiro, si ya no est谩 en el cargo).
Esta parametrizaci贸n otorgar谩 el rol de evaluaci贸n y permitir谩 a dicho usuario visualizar en su panel a todos los subordinados de su dependencia.

7 Registro de Evaluados (Sujetos de EDL)

El 煤ltimo paso es registrar formalmente a los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoci贸n en el periodo de evaluaci贸n abierto.

Vaya a Configuraci贸n EDL > Evaluados y registre al funcionario cruzando la siguiente informaci贸n estructural:

Campo Impacto en el Sistema
Usuario (Evaluado) Otorga el acceso para que el funcionario pueda proponer compromisos funcionales y subir evidencias.
Dependencia Enruta autom谩ticamente a este evaluado hacia la bandeja del Evaluador asignado a la misma dependencia (Paso 6).
Nivel Jer谩rquico Define qu茅 competencias comportamentales (Paso 4) le aplicar谩n en el formulario de calificaci贸n.
Periodo Lo vincula a la vigencia actual (Paso 5).
Fechas Posesi贸n La "Fecha de Ingreso / Posesi贸n" reemplaza la fecha de inicio del periodo en el reporte PDF en caso de vinculaciones extempor谩neas.

隆Completado este paso, el ciclo de Concertaci贸n iniciar谩 exitosamente para el evaluado!

Gu铆a del Evaluador

Manual destinado a los Jefes Inmediatos. Aqu铆 aprender谩 c贸mo gestionar a sus colaboradores, revisar sus compromisos, validar evidencias y realizar la calificaci贸n final.

1 Mis Evaluados

Este es su panel principal de control. Desde aqu铆 visualizar谩 exclusivamente a los funcionarios que han sido vinculados bajo su supervisi贸n en la dependencia actual.

  • Navegue a Mis Evaluados en el men煤 principal del sistema.
  • Encontrar谩 un listado de subordinados, indicando el estado actual de su proceso (Ej. En Concertaci贸n, Aceptada).
  • Haciendo clic en las opciones de acci贸n de la tabla, podr谩 ingresar al portafolio de cada funcionario para Concertar, Revisar Evidencias o Calificar.

2 Concertaci贸n de Compromisos

Es la primera etapa del ciclo, donde se definen y acuerdan los objetivos (Compromisos Funcionales) que el funcionario deber谩 cumplir a lo largo de la vigencia.

Revisi贸n y Aprobaci贸n
  • Proponer: Generalmente, el evaluado formular谩 inicialmente los compromisos y sus pesos porcentuales (los cuales sumados deben dar el 100%).
  • Aprobar o Rechazar: Usted, como jefe inmediato, debe analizar detenidamente cada compromiso. Si la redacci贸n y los pesos son apropiados para las metas de la dependencia, proceda a hacer clic en Aprobar Concertaci贸n.
  • Generaci贸n de Acta: Una vez aprobados, el sistema habilitar谩 el bot贸n para descargar el acta en PDF (que incluye fecha y hora de aprobaci贸n para su firma f铆sica o respaldo magn茅tico).

3 Validaci贸n de Evidencias

Durante la ejecuci贸n del periodo, el evaluado deber谩 subir archivos u oficios como prueba del avance y cumplimiento de sus compromisos funcionales.

Como evaluador, su deber es el de supervisi贸n continua:

  • Ingrese a la vista de Evidencias del funcionario.
  • Visualice los anexos y/o URLs adjuntados por el evaluado correspondientes a cada compromiso.
  • Verificaci贸n: Valide la autenticidad y el volumen de la evidencia; esto ser谩 su soporte objetivo al momento de emitir la calificaci贸n final.

4 Evaluaci贸n Definitiva

Al concluir el periodo, usted deber谩 realizar la calificaci贸n num茅rica oficial que cerrar谩 el ciclo EDL (Libre Nombramiento y Remoci贸n) del funcionario.

Proceso de Calificaci贸n
  1. Competencias Funcionales (85%): Evaluar谩 de 1 a 100 cada uno de los compromisos funcionales concertados inicialmente, con base en las evidencias revisadas.
  2. Competencias Comportamentales (15%): Calificar谩 al funcionario evaluando las conductas espec铆ficas (ej. Liderazgo, Trabajo en equipo) que el Administrador parametriz贸 para el Nivel Jer谩rquico del empleado.
  3. Consolidaci贸n del Puntaje: Al guardar, el sistema ponderar谩 matem谩ticamente ambos componentes seg煤n sus pesos y arrojar谩 el nivel de cumplimiento (Sobresaliente, Satisfactorio, No Satisfactorio).
Cuando el evaluado acepte la calificaci贸n (Estado "Aceptada"), usted podr谩 generar el Reporte Oficial en PDF con el consolidado y 谩rea de firmas.

Gu铆a del Evaluado

Manual destinado a los Funcionarios Sujetos a Evaluaci贸n. Conozca el paso a paso para formular sus compromisos, subir pruebas de su desempe帽o y aceptar la calificaci贸n final.

1 Panel de Mis Compromisos

Esta es su bandeja de entrada. Aqu铆 podr谩 visualizar el estado general de su proceso de Evaluaci贸n del Desempe帽o Laboral para la vigencia activa.

  • Dir铆jase a la secci贸n Mis Compromisos en el men煤 principal.
  • Ver谩 una tarjeta o tabla principal con su informaci贸n institucional: la Dependencia a la que pertenece, su Nivel Jer谩rquico, qui茅n es su Evaluador designado y el estado general del proceso (ej. Borrador, Aprobado, Evaluado).
  • A trav茅s de los botones de acci贸n en esta vista, usted iniciar谩 la propuesta de sus objetivos y, m谩s adelante durante la vigencia, adjuntar谩 los soportes requeridos.

2 Formulaci贸n de la Concertaci贸n

En esta fase inicial usted debe redactar los Compromisos Funcionales. Estos son los objetivos concretos y medibles que se compromete a alcanzar durante el periodo.

Creaci贸n de Compromisos
  1. Haga clic en el bot贸n Concertar dentro de "Mis Compromisos".
  2. En la nueva pantalla, presione "Nuevo Compromiso". Se abrir谩 un formulario donde debe redactar la meta u objetivo de forma clara (驴Qu茅 se va a hacer? 驴C贸mo se va a medir?).
  3. Asignar Peso Porcentual: Cada compromiso tiene un nivel de importancia relativo. Asigne un peso (ej. 30%, 50%). Tenga en cuenta que la suma total de todos los compromisos funcionales obligatoriamente debe ser exacta al 100% para que la plataforma permita iniciar la evaluaci贸n.
  4. Notificaci贸n al Jefe: Una vez formulados y alcanzado el 100%, su jefe (Evaluador) revisar谩 su propuesta para Aprobarla. Tenga en cuenta que no se pueden subir evidencias si la concertaci贸n no est谩 aprobada.
  5. Reporte Oficial: Tras la aprobaci贸n de su jefe, la plataforma habilitar谩 un bot贸n para descargar el acta de concertaci贸n en formato PDF.

3 Registro de Evidencias

A medida que ejecuta sus labores a lo largo del a帽o, es fundamental documentar los logros alcanzados. Las evidencias son las pruebas objetivas que su jefe utilizar谩 para justificar su calificaci贸n.

Subir Soportes
  • Acceda a la vista de Evidencias desde su panel de Mis Compromisos.
  • Ver谩 listados los compromisos funcionales que fueron aprobados en el Paso 2.
  • Presione el bot贸n "A帽adir Evidencia" o "Nueva Evidencia" frente al compromiso respectivo.
  • Tipos de Evidencia:
    • Archivo: Puede subir documentos directamente desde su dispositivo (Informes PDF, actas, formatos sellados).
    • Enlace (URL): Si la evidencia es un reporte en un sistema web, carpeta en la nube institucional o tablero de datos, coloque el link (URL) acompa帽ado de una breve descripci贸n explicativa.

4 Notificaci贸n y Aceptaci贸n de la Calificaci贸n

Al finalizar el periodo laboral, su jefe cerrar谩 el proceso emitiendo la calificaci贸n consolidada que promedia sus logros funcionales (85%) y la evaluaci贸n de sus competencias comportamentales (15%).

Cierre del Proceso
  1. Cuando su evaluador guarde la calificaci贸n oficial, el estado de su proceso pasar谩 a Evaluado.
  2. Ingrese a su panel y haga clic en Ver Evaluaci贸n. All铆 encontrar谩 el detalle cuantitativo y cualitativo de c贸mo fue calificado 铆tem por 铆tem.
  3. Aceptar Evaluaci贸n: Si usted est谩 conforme con el puntaje final, debe confirmarlo haciendo clic en el bot贸n de aceptar. Con esto el proceso queda formalmente cerrado (estado Aceptada).
Una vez aceptada, el sistema le habilitar谩 el bot贸n para descargar el Reporte Oficial de Evaluaci贸n en PDF, documento clave y soporte v谩lido para su hoja de vida y escalaf贸n en la entidad.