Parametrización del Sistema EDLibre

Manual detallado para el rol de Administrador del Sistema. Aquí aprenderá paso a paso cómo configurar y poner en marcha el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral (LNR) para su entidad.

Flujo recomendado de configuración:
Para asegurar la integridad referencial de los datos, siga el orden exacto de este manual: cree primero los Usuarios, luego las Dependencias y Niveles, después parametrize las Competencias y finalmente abra un Periodo para vincular a los Evaluadores y Evaluados.

1 Gestión de Usuarios

El módulo de usuarios es la base del sistema. Todo servidor público que vaya a interactuar con EDLibre (sea para administrar, evaluar o ser evaluado) debe existir previamente como usuario.

Crear o Editar un Usuario

Navegue a Administración > Usuarios. Aquí podrá visualizar todos los usuarios que tienen cuenta en la plataforma.
Haga clic en el botón "Nuevo Usuario" (o utilice el botón de editar en un registro existente).
Gestione los datos personales: Tipo y Número de Documento, Nombre Completo, Correo Electrónico Institucional y Contraseña.
Definir Administradores del Sistema:
- En el formulario encontrará el interruptor "¿Es Administrador?".
- Actívelo únicamente si desea otorgar privilegios de admin (control total de configuración) a ese usuario.
- Nota: Los roles para evaluar o ser evaluado se asignan en sus propios módulos (Pasos 6 y 7).

2 Estructura de Dependencias

Las dependencias representan la estructura organizacional de su entidad (Despachos, Direcciones, Secretarías, Oficinas, etc.). Es fundamental para enrutar correctamente quién evalúa a quién.

Creación Jerárquica

Al crear una dependencia, puede (opcionalmente) seleccionar una "Dependencia Padre".

Si es la máxima autoridad (ej. Despacho del Gobernador), deje el campo de "Dependencia Padre" en blanco.
Si es una oficina subordinada (ej. Oficina de Talento Humano), asigne como padre a la Secretaría o Dirección correspondiente.

3 Niveles Jerárquicos

Acorde a la normatividad para empleos de Libre Nombramiento y Remoción, el sistema requiere clasificar los cargos en niveles.

Debe registrar al menos los 4 niveles base que establece la normativa colombiana para efectos de evaluación:

Nivel Asesor
Nivel Profesional
Nivel Técnico
Nivel Asistencial

* Los porcentajes de la evaluación (Funcional 85% / Comportamental 15%) aplican de manera estándar para estos niveles en el modelo EDLibre.

4 Competencias y Conductas Comportamentales

Este módulo es el núcleo cualitativo de la evaluación. Aquí se define el catálogo de competencias comportamentales que serán evaluadas, las cuales equivalen al 15% del peso total de la EDL.

4.1. Catálogo de Competencias

Para agregar una competencia:

Navegue a Administración > Competencias.
Al crearla, asígnele un nombre y descripción normativa.
Asignación de Nivel: Usted puede ligar la competencia a un nivel específico (ej. Solo "Nivel Asesor") o marcarla como transversal para todos los niveles de la entidad.

4.2. Registro de Conductas

Cada competencia requiere Conductas Asociadas (los ítems que el evaluador calificará de 0 a 100).

Haga clic en el botón Conductas ubicado en la fila de la competencia recién creada.
Agregue uno por uno los comportamientos esperados (ej. "Aporta elementos para la toma de decisiones").
El sistema promediará automáticamente estas conductas durante el proceso de calificación.

5 Apertura de Periodos

El sistema trabaja por "Vigencias" anuales o semestrales. Sin un periodo de evaluación activo, no es posible concertar ni evaluar compromisos.

Configurar el Periodo

Diríjase a Administración > Periodos.
Defina un nombre claro (ej. Vigencia 2026 - LNR).
Establezca la Fecha de Inicio y Fecha de Fin.
Asegúrese de marcar la casilla Activo. Solo puede haber un periodo LNR de uso simultáneo para evitar solapamiento de calificaciones.

6 Asignación de Evaluadores

Una vez creada la estructura y el periodo, el sistema necesita saber quién es el jefe inmediato (Evaluador) en cada Dependencia.

Navegue a Configuración EDL > Evaluadores y haga clic en Asignar Evaluador.

Para asignar un evaluador, configure lo siguiente:

El Usuario: Usted puede seleccionar un usuario existente, o bien, utilizar la opción "Crear Nuevo". Si utiliza esta opción, registrará directamente la cuenta de acceso en el modelo User (documento, correo, contraseña), lo que habilitará de inmediato al funcionario para iniciar sesión en la plataforma.
La Dependencia: Seleccione de qué oficina/dirección es jefe.
Cargo y Fechas: Indique el cargo literal (ej. Secretario de Salud) y las fechas de ingreso/posesión (o retiro, si ya no está en el cargo).

Esta parametrización otorgará el rol de evaluación y permitirá a dicho usuario visualizar en su panel a todos los subordinados de su dependencia.

7 Registro de Evaluados (Sujetos de EDL)

El último paso es registrar formalmente a los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción en el periodo de evaluación abierto.

Vaya a Configuración EDL > Evaluados y registre al funcionario cruzando la siguiente información estructural:

Campo	Impacto en el Sistema
Usuario (Evaluado)	Otorga el acceso para que el funcionario pueda proponer compromisos funcionales y subir evidencias.
Dependencia	Enruta automáticamente a este evaluado hacia la bandeja del Evaluador asignado a la misma dependencia (Paso 6).
Nivel Jerárquico	Define qué competencias comportamentales (Paso 4) le aplicarán en el formulario de calificación.
Periodo	Lo vincula a la vigencia actual (Paso 5).
Fechas Posesión	La "Fecha de Ingreso / Posesión" reemplaza la fecha de inicio del periodo en el reporte PDF en caso de vinculaciones extemporáneas.

¡Completado este paso, el ciclo de Concertación iniciará exitosamente para el evaluado!

Guía del Evaluador

Manual destinado a los Jefes Inmediatos. Aquí aprenderá cómo gestionar a sus colaboradores, revisar sus compromisos, validar evidencias y realizar la calificación final.

1 Mis Evaluados

Este es su panel principal de control. Desde aquí visualizará exclusivamente a los funcionarios que han sido vinculados bajo su supervisión en la dependencia actual.

Navegue a Mis Evaluados en el menú principal del sistema.
Encontrará un listado de subordinados, indicando el estado actual de su proceso (Ej. En Concertación, Aceptada).
Haciendo clic en las opciones de acción de la tabla, podrá ingresar al portafolio de cada funcionario para Concertar, Revisar Evidencias o Calificar.

2 Concertación de Compromisos

Es la primera etapa del ciclo, donde se definen y acuerdan los objetivos (Compromisos Funcionales) que el funcionario deberá cumplir a lo largo de la vigencia.

Revisión y Aprobación

Proponer: Generalmente, el evaluado formulará inicialmente los compromisos y sus pesos porcentuales (los cuales sumados deben dar el 100%).
Aprobar o Rechazar: Usted, como jefe inmediato, debe analizar detenidamente cada compromiso. Si la redacción y los pesos son apropiados para las metas de la dependencia, proceda a hacer clic en Aprobar Concertación.
Generación de Acta: Una vez aprobados, el sistema habilitará el botón para descargar el acta en PDF (que incluye fecha y hora de aprobación para su firma física o respaldo magnético).

Error Frecuente en LNyR: Aprobar compromisos ambiguos o que no son medibles. Evite verbos como "Apoyar" o "Acompañar" sin un entregable claro. Los compromisos deben ser específicos (Ej. "Formular y presentar 1 documento técnico sobre..."). Además, asegúrese de que el peso asignado refleje el impacto real de esa tarea en la dependencia.

3 Validación de Evidencias

Durante la ejecución del periodo, el evaluado deberá subir archivos u oficios como prueba del avance y cumplimiento de sus compromisos funcionales.

Como evaluador, su deber es el de supervisión continua:

Ingrese a la vista de Evidencias del funcionario.
Visualice los anexos y/o URLs adjuntados por el evaluado correspondientes a cada compromiso.
Verificación: Valide la autenticidad y el volumen de la evidencia; esto será su soporte objetivo al momento de emitir la calificación final.

Recomendación Procedimental: No espere hasta el final del semestre o año para revisar las evidencias. La falta de retroalimentación oportuna puede invalidar un desempeño deficiente si el evaluado apela alegando que nunca fue advertido sobre la insuficiencia de sus entregables.

4 Evaluaciones y Calificación Definitiva

Durante y al concluir el periodo, usted deberá registrar distintos eventos de evaluación. El sistema EDLibre se encarga de las matemáticas complejas por usted, garantizando que el proceso de calificación cumpla con las normativas de EDL.

Tipos de Evaluaciones (Causales)

Para evaluar, haga clic en Nueva Evaluación en el panel de su evaluado. Encontrará tres grupos de causales:

Evaluaciones Ordinarias (Semestrales): Son los parciales obligatorios (Primer semestre y Segundo semestre).
Evaluaciones Eventuales: Úselas cuando ocurra un evento extraordinario que requiera cortar la evaluación, por ejemplo: un cambio en el cargo del evaluado, una separación temporal mayor a 30 días, o si usted (el evaluador) cambia de cargo y necesita dejar evaluados a sus subordinados antes de retirarse.
Consolidaciones: El sistema consolida automáticamente las notas para generar la calificación semestral o definitiva.

¡ALERTA LEGAL Y PROCEDIMENTAL! Uno de los errores más graves y sancionables disciplinariamente en la administración pública es la omisión de evaluación eventual por retiro del evaluador. Si usted (Jefe Inmediato) va a renunciar, es trasladado o sale a vacaciones por más de 30 días, ESTÁ OBLIGADO A EVALUAR a todo su personal a cargo hasta su último día laboral mediante la causal "Por cambio de evaluador", de lo contrario podría enfrentar investigaciones disciplinarias.

Las Fechas Son Clave

Cada vez que usted cree una evaluación (ordinaria o eventual), el sistema le exigirá registrar la Fecha de Inicio y Fecha de Fin exacta que abarca dicho corte.

¿Por qué? Porque el sistema calculará exactamente cuántos días abarca cada calificación para ponderar matemáticamente la nota final. Adicionalmente, se cuenta con una validación inteligente para evitar errores: el sistema no le permitirá ingresar fechas que estén por fuera del Periodo Oficial (Vigencia).

Proceso de Calificación y Consolidación

Calificar Compromisos (85%): Evaluará de 1 a 100 cada compromiso funcional basado en las evidencias de la plataforma.
Calificar Conductas (15%): Calificará de 1 a 100 las conductas comportamentales asociadas al evaluado.
Notificación: Al finalizar, pulse "Notificar a Evaluado". Esta acción cerrará la edición y enviará la nota al evaluado para su aceptación.
¡Magia del Sistema (Consolidación Automática)!: Como evaluador, no necesita usar calculadoras para sacar la nota definitiva anual.

En el preciso momento en que usted califique y notifique el "Parcial segundo semestre", EDLibre tomará todas las evaluaciones previas del funcionario que hayan sido aceptadas y generará, de manera 100% automática, la "Consolidación Definitiva" mediante un promedio exacto ponderado por días.

Una vez el evaluado acepte las calificaciones, usted podrá descargar el Reporte Oficial en PDF de la Consolidación Definitiva con el nivel de cumplimiento exacto (Sobresaliente, Satisfactorio, etc.) listo para firma.

Guía del Evaluado

Manual destinado a los Funcionarios Sujetos a Evaluación. Conozca el paso a paso para formular sus compromisos, subir pruebas de su desempeño y aceptar la calificación final.

1 Panel de Mis Compromisos

Esta es su bandeja de entrada. Aquí podrá visualizar el estado general de su proceso de Evaluación del Desempeño Laboral para la vigencia activa.

Diríjase a la sección Mis Compromisos en el menú principal.
Verá una tarjeta o tabla principal con su información institucional: la Dependencia a la que pertenece, su Nivel Jerárquico, quién es su Evaluador designado y el estado general del proceso (ej. Borrador, Aprobado, Evaluado).
A través de los botones de acción en esta vista, usted iniciará la propuesta de sus objetivos y, más adelante durante la vigencia, adjuntará los soportes requeridos.

2 Formulación de la Concertación

En esta fase inicial usted debe redactar los Compromisos Funcionales. Estos son los objetivos concretos y medibles que se compromete a alcanzar durante el periodo.

Creación de Compromisos

Haga clic en el botón Concertar dentro de "Mis Compromisos".
En la nueva pantalla, presione "Nuevo Compromiso". Se abrirá un formulario donde debe redactar la meta u objetivo de forma clara (¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a medir?).
Asignar Peso Porcentual: Cada compromiso tiene un nivel de importancia relativo. Asigne un peso (ej. 30%, 50%). Tenga en cuenta que la suma total de todos los compromisos funcionales obligatoriamente debe ser exacta al 100% para que la plataforma permita iniciar la evaluación.
Notificación al Jefe: Una vez formulados y alcanzado el 100%, su jefe (Evaluador) revisará su propuesta para Aprobarla. Tenga en cuenta que no se pueden subir evidencias si la concertación no está aprobada.
Reporte Oficial: Tras la aprobación de su jefe, la plataforma habilitará un botón para descargar el acta de concertación en formato PDF.

Tip para el Evaluado (LNyR): Proyecte únicamente compromisos que dependan 100% de su gestión. Un error común es concertar compromisos que requieren aprobaciones presupuestales de terceros o firmas externas, lo cual le perjudicará si dichas entidades se retrasan. Usted será evaluado estrictamente sobre lo que concerte aquí.

3 Registro de Evidencias

A medida que ejecuta sus labores a lo largo del año, es fundamental documentar los logros alcanzados. Las evidencias son las pruebas objetivas que su jefe utilizará para justificar su calificación.

Subir Soportes

Acceda a la vista de Evidencias desde su panel de Mis Compromisos.
Verá listados los compromisos funcionales que fueron aprobados en el Paso 2.
Presione el botón "Añadir Evidencia" o "Nueva Evidencia" frente al compromiso respectivo.
Tipos de Evidencia:
- Archivo: Puede subir documentos directamente desde su dispositivo (Informes PDF, actas, formatos sellados).
- Enlace (URL): Si la evidencia es un reporte en un sistema web, carpeta en la nube institucional o tablero de datos, coloque el link (URL) acompañado de una breve descripción explicativa.

Importante: Su evaluación legal depende enteramente de sus evidencias. No cometa el error de acumular el trabajo para fin de año; las evidencias se deben cargar continuamente mes a mes, asegurando que si ocurre una eventualidad (Ej. su jefe renuncia inesperadamente), el sistema cuente con los soportes para respaldar su calificación parcial obligatoria.

4 Notificación y Aceptación de la Calificación

Al finalizar el periodo laboral, su jefe cerrará el proceso emitiendo la calificación consolidada que promedia sus logros funcionales (85%) y la evaluación de sus competencias comportamentales (15%).

Cierre del Proceso

Cuando su evaluador guarde la calificación oficial, el estado de su proceso pasará a Evaluado.
Ingrese a su panel y haga clic en Ver Evaluación. Allí encontrará el detalle cuantitativo y cualitativo de cómo fue calificado ítem por ítem.
Aceptar Evaluación: Si usted está conforme con el puntaje final, debe confirmarlo haciendo clic en el botón de aceptar. Con esto el proceso queda formalmente cerrado (estado Aceptada).

Una vez aceptada, el sistema le habilitará el botón para descargar el Reporte Oficial de Evaluación en PDF, documento clave y soporte válido para su hoja de vida y escalafón en la entidad.

Tenga en Cuenta: Si usted NO está de acuerdo con la calificación obtenida, NO debe pulsar el botón de aceptar de inmediato. Usted tiene derecho a interponer recursos (reposición y apelación) en los tiempos que establece la ley desde el momento en que se le notifica la evaluación.